Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

OpenTaro ist eine Marke der GVO MEDIA GmbH. Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist die oben genannte GVO MEDIA GmbH.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für berechtigte Interessen unseres Unternehmens dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 30 Tagen.

4. Verwendung von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.

Wir setzen technisch notwendige Session-Cookies ein, die für den Betrieb der Applikation erforderlich sind (z. B. Authentifizierungs-Session, CSRF-Token). Diese Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb der Plattform).

Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird, ergibt sich aus der Applikation. Die folgenden Daten werden dabei erhoben:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Teamzugehörigkeit und Rolle

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind – also bei Löschung des Nutzerkontos auf Anfrage.

6. Nutzung der OpenTaro-Plattform

Im Rahmen der Nutzung der OpenTaro-Plattform werden folgende Daten verarbeitet:

• Ressourcen- und Gerätedaten (Assets, Standorte, Ausstattung)
• Projektdaten (Projekte, Buchungen, Kalendereinträge)
• Kundendaten (Name, Firma, Kontaktdaten)
• Mitarbeiterdaten (Name, Verfügbarkeit, Qualifikationen)
• Rechnungs- und Angebotsdaten
• E-Mail-Kommunikation (sofern Mail-Client genutzt)

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Dienste verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verantwortung für die in der Plattform eingegebenen personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Kundendaten) liegt beim jeweiligen Nutzer als Auftraggeber.

7. Integration Lexware Office

OpenTaro bietet eine optionale Integration mit Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG). Wenn Sie diese Integration aktivieren, werden Daten (insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten) über die Lexware Office REST API übermittelt. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt (TLS). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Datenschutzerklärung von Lexware Office finden Sie unter: lexware.de/datenschutz

8. E-Mail-Kommunikation und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Sofern das Ziel der Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages abzielt, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Push-Benachrichtigungen

OpenTaro bietet optional Push-Benachrichtigungen über den Browser an. Die Aktivierung erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die zur Übermittlung notwendigen Gerätekennungen werden verschlüsselt gespeichert. Push-Benachrichtigungen können jederzeit in den Benachrichtigungseinstellungen deaktiviert werden.

10. Auftragsverarbeitung

Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir externe Dienstleister ein (Hosting, E-Mail-Versand). Mit diesen haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung durch diese Dienstleister erfolgt ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen.

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL/TLS-Verfahren (Secure Socket Layer / Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert. Wir ergreifen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre) gelten für Rechnungs- und Buchungsdaten.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Datenschutz-Anfrage stellen

Möchten Sie Ihre Rechte nach der DSGVO geltend machen (z. B. Auskunft, Löschung, Berichtigung)? Nutzen Sie das folgende Formular. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 DSGVO. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail unter info@opentaro.com.